كيفية كتابة تقرير التتبع

من المحبذ أن يقوم رئيسكم بالطلب منكم أن تكتبوا تقرير التتبع، لا سيما إذا كنتم مديرا لمشروع. انتم كمدير للمشروع، ملزمون بكتابة التقارير لإعطاء الناس المعلومات اللازمة عن حالة المشروع. عند كتابة التقرير، تأكدوا من أنه يتضمن العنوان، المقدمة، الموجز، وموعد التقرير القادم. أنشئوا التقرير الخاص بكم باتباع التعليمات أدناه وإرسلوه إلى رؤسائكم.

نصائح لكتابة الورقة:

  1. قبل كتابة تقرير التتبع العائد لكم، ابحثوا في جوانب المشروع التي تحتاج إلى توسيع. وهذا يتضمن جميع المعلومات التفصيلية للمشروع.
  2. ثانيا، اكتبوا الترويسة، بما في ذلك العنوان، تاريخ التقرير، وحالة تقدم تقرير التتبع. قوموا بتأليف وصفا موجزا للمشروع وتحديد الغرض الرئيسي. يجب أن يكون ملموسا وجيزا، نظرا لمحدودية الوقت لدى جميع زملائكم لقراءة المعلومات الخاصة بكم. في هذا القسم، اشرحوا لماذا كتبتم تقريرا في هذا الوقت.
  3. يجب أن تتضمن الفقرات تفسيرا للعمل الذي تم الانتهاء منه والمهام المستقبلية والعملية لتنفيذ المهام في المستقبل. سطروا الخطوط العريضة كيف سوف تسهم المهام المنتهية في التوصل إلى الهدف الرئيسي وأخبروا في اية مرحلة يقع المشروع . اكتبوا كيف كنتم تديرون ميزانية المهام، والاستراتيجية، و عمليات التطوير. لا تنسوا أن تذكروا كل المشاكل التي واجهتكم أثناء العمل على هذا المشروع. ذلك يمكن أن يكون مسائل قانونية، ضيق الوقت، مشاكل الموظفين. أشيروا اليها و بينوا كيف ستمضون في تصحيحها. في حال كنتم بحاجة الى بعض المساعدة، فقد حان الوقت لتسألون عنها هنا. أيضا، سطروا القائمة بأكبر قدر من التفاصيل لديكم. بينوا التواريخ والتكاليف الفعلية والمستقبلية للمشروع، ضمنوا المعلومات حول المهام التي تم القيام بها، وتلك التي لاتزالون تعملون عليها.
  4. القسم التالي هو جزء من ملخصكم . ويشمل تفاصيل أقل ثم فقرات الجسم. لخصوا كل المعلومات المذكورة أعلاه في جمل واحدة. أكتبوا هذا القسم بطريقة موجزة وقدموا التفاصيل الضرورية فقط. يمكنكم أيضا إضافة بعض التوصيات حول كيفية تصحيح الأخطاء المحتملة.
  5. بينوامتى سيتم إرسال التقرير القادم من قبلكم. قدموا هذه التواريخ مع أكبر قدر ممكن من الدقة قدر ما تستطيعون.
  6. الخطوات لكتابة تقرير التتبع:
    1. بيان الغرض. الوضع العام.
    2. المعلومات الأساسية.
    3. جدول العمل.
    4. انتهاء العمل.
    5. مشاكل وأسئلة.
    6. تفاصيل إضافية. ملخص.

الأخطاء التي يجب تجنبها:

  • لا تدخلوا أية مفاجآت (معلومات مثل الشخص الرئيسي الذي كان مسؤولا عن المشروع يترك الفريق بشكل غير متوقع). إذا كنتم تريدون أن تصفوا حدوث المشكلة، ضمنوها أيضا بأية إجراءات تصحيحية في تقريركم.
  • لا تنسوا مناقشة القضايا المكتوبة في تقرير التتبع ضمن اجتماعات الفريق. اجعلوا هذه الاجتماعات دورية ومجدولة وتحدثوا عن أي أسئلة تكون لدى الفريق و بينوا المعلومات عنها في التقرير.
  • لا تحاولوا تجنب كتابة التقرير الشهري. بغض النظر عن رغبات موظفيكم، تذكروا أن تقاسم المعلومات حول المشروع أقل من مرة واحدة في الشهر يظهر تباطؤ كبير في عملية الالتزام.
  • لا تنسوا أن تكتبوا مصادر معلوماتكم ومواعيد تحديث البيانات.

قبل كل شيء، عند كتابة تقرير التتبع الخاص بكم، تأكدوا من انه غني بالمعلومات ويروي للقراء ما الذي يحتاجون إلى معرفته أو القيام به.